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E-Rechnungspflicht 2025 – was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen. Viele Kleinunternehmer und Selbstständige wissen noch nicht, dass sie bereits jetzt betroffen sind. Hier der verständliche Überblick.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und aufbewahren können – ohne Übergangsfrist.
• Ausstellen: Für das Versenden eigener E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028.
• PDF ist keine E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), keine reine PDF.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind vor allem:

• XRechnung – ein reines XML-Format, u. a. im öffentlichen Auftragswesen Standard.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein Hybridformat: eine PDF, in der zusätzlich die strukturierten Daten eingebettet sind.

Wichtig: Eine klassische PDF- oder Papierrechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.

Ab wann gilt was? Die Fristen im Überblick

Die Empfangspflicht gilt sofort. Beim Ausstellen gibt es dagegen Übergangsfristen, die sich u. a. nach dem Vorjahresumsatz richten:

Zeitpunkt	Was gilt
seit 01.01.2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Technisch genügt zunächst ein E-Mail-Postfach.
bis 31.12.2026	Beim Ausstellen sind Papier- und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate (z. B. PDF) im B2B weiter erlaubt.
bis 31.12.2027	Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin Papier- bzw. PDF-Rechnungen ausstellen.
ab 01.01.2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
ab 01.01.2028	Die E-Rechnungspflicht beim Ausstellen gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wer ist betroffen – auch Kleinunternehmer?

Die Regelung betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), bei denen beide Seiten in Deutschland ansässig sind. Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Größe – also auch für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.

Von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV),
• Fahrausweise,
• bestimmte steuerfreie Umsätze.

Was bedeutet das praktisch für Sie?

Auch wenn Sie selbst noch Papier oder PDF verschicken dürfen: Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen schon heute E-Rechnungen schicken – und Sie müssen diese empfangen, korrekt verarbeiten und GoBD-konform (unveränderbar, im Originalformat) aufbewahren. In der Praxis heißt das:

• XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig empfangen und auslesen können,
• eingehende Rechnungen formal nach EN 16931 prüfen,
• revisionssicher archivieren und für die Buchhaltung bzw. DATEV bereitstellen.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF gilt nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab 2.0.1).

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 unabhängig von der Unternehmensgröße für alle inländischen B2B-Umsätze.

Reicht ein einfaches E-Mail-Postfach zum Empfang?

Technisch ist ein E-Mail-Postfach der gesetzliche Mindeststandard für den Empfang. Für die korrekte Verarbeitung, Prüfung und revisionssichere Aufbewahrung ist eine geeignete Lösung jedoch praktisch sinnvoll.

Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen (u. a. UStG, Wachstumschancengesetz) sowie die Auskunft Ihres Steuerberaters.